Kuopion Vesi otti Suomen Vesitiedon asiakastietojärjestelmän käyttöön vuonna 2020 merkittävän muutoksen keskellä. Kuuden vuoden aikana Vesitiedosta on kasvanut heille keskeinen työkalu asiakaspalveluun, laskutukseen ja tiedonhallintaan. Samalla yhteistyö Suomen Vesitiedon kanssa on tukenut Kuopion Veden omien toimintatapojen jatkuvaa kehittämistä.
Uusi järjestelmä tärkeän muutoksen keskelle
Vuonna 2020 Kuopion Vesi tarvitsi uuden asiakastietojärjestelmän, kun aiempi järjestelmä tuli elinkaarensa päähän. Samalla vesihuoltotoiminta siirtyi uuteen yhtiömuotoon, mikä teki järjestelmän vaihtamisesta erityisen merkittävän hankkeen. Uuden järjestelmän tuli ensisijaisesti mahdollistaa asiakastietojen hallinta ja laskutus ilman katkoksia.
Kilpailutuksen jälkeen uudeksi asiakastietojärjestelmäksi valittiin Vesitieto. Käyttöönottoprojekti eteni suunnitellusti, ja Vesitiedon tuella ratkottiin myös projektin aikana esiin nousseet haasteet. Suomen Vesitiedolta löytyi haastavissa tilanteissa apua ja lisäresursseja esimerkiksi tietojen korjaamiseen.
- Vesitiedon käyttöönottoprojekti sujui näkökulmastamme erittäin hyvin ja suunnitellussa aikataulussa. Meille oli erittäin tärkeää, että saimme laskutuksen käynnistymään aikataulun mukaisesti, sillä vanhaa järjestelmää ei enää ollut käytettävissä, kertoo Laura Malo, Kuopion Veden asiakaspalvelupäällikkö.
Vuosien aikana Vesitiedon käyttö on laajentunut Kuopion Vedellä merkittävästi. Alun perin järjestelmää käytti vain pieni joukko, mutta nykyisin sitä hyödyntävät päivittäin useat kymmenet yrityksen työntekijät.
Tehokkaampaa asiakaspalvelua ja sähköisiä toimintatapoja
Vesitiedon avulla Kuopion Vesi hallinnoi muun muassa asiakas- ja käyttöpaikkatietoja, laskutusta sekä vesimittareita. Järjestelmä helpottaa erityisesti päivittäistä asiakaspalvelutyötä, jossa tietojen nopea löytyminen ja helppo ylläpito sujuvoittavat asioiden hoitamista.
- Vesitieto on tehostanut asiakasprosessiemme hallintaa. Työskentelymme on sujuvoitunut, ja tämä näkyy parempana työntekijä- ja asiakaskokemuksena, Malo kertoo.
Järjestelmä on myös mahdollistanut siirtymisen entistä sähköisempiin toimintatapoihin. Sähköinen allekirjoitus ja vesimittarilukemapyyntöjen lähettäminen ovat vähentäneet manuaalista työtä, ja Vesitili-asiakasportaali tarjoaa asiakkaille mahdollisuuden hoitaa asioitaan itsenäisesti.
- Vesitili on meille tärkeä toiminnallisuus, koska voimme tarjota asiakkaille itsepalvelukanavan. Se vähentää yhteydenottojen tarvetta asiakaspalveluun ja vapauttaa resurssejamme muihin tehtäviin, Malo toteaa.
Vesitilin kautta asiakkaat voivat esimerkiksi ilmoittaa vesimittarilukemia, tarkastella kulutustietoja ja laskuja sekä päivittää yhteystietojaan. Samalla paperisten dokumenttien määrä on vähentynyt, ja ajantasaisemmat asiakastiedot vähentävät myös virheitä ja niiden korjaamiseen kuluvaa aikaa.
Kehitystyötä aidossa yhteistyössä
Kuopion Vedellä arvostetaan sitä, että järjestelmää kehitetään aktiivisesti asiakkaiden tarpeita kuunnellen. Vuosien aikana sekä käyttöliittymä että järjestelmän toiminnallisuudet ovat kehittyneet, ja mukaan on tullut myös asiakkaiden toivomia ominaisuuksia.
- Vesitietoon on tullut lukuisia parannuksia vuosien aikana. On hienoa, että asiakkaita kuullaan järjestelmän kehityksessä. Järjestelmään on tehty paljon sellaisia parannuksia, joita olemme itse tuoneet esille, Malo sanoo.
Yhteistyötä tukevat toimiva tukipalvelu ja asiantunteva henkilöstö. Kuopion Veden mukaan ongelmatilanteisiin reagoidaan nopeasti ja ratkaisuja etsitään aktiivisesti.
Myös tulevaisuudessa Kuopion Vesi näkee mahdollisuuksia erityisesti automaatiossa, tekoälyn hyödyntämisessä, järjestelmien paremmassa integroitavuudessa ja uusissa itsepalveluratkaisuissa. Jatkuvasti kehittyvä järjestelmä ja toimiva yhteistyö luovat hyvän pohjan myös tulevaisuuden tarpeisiin.
- Suosittelen Vesitietoa vesihuoltolaitoksille, jotka haluavat käyttäjäystävällisen ja kehittyvän järjestelmän sekä sellaisen järjestelmän, jossa on samassa järjestelmässä laajasti ominaisuuksia asiakkuuden hoitamiseen, Malo tiivistää.
